38% menos ausencias en consulta

La situación inicial

Un grupo de tres clínicas dentales en Barcelona compartía el mismo problema: el 18% de los pacientes no acudía a sus citas sin previo aviso. La recepción contaba con tres personas dedicadas a las confirmaciones telefónicas, pero el ratio de localización era bajo y los huecos quedaban sin cubrir.

La solución implantada

Implantamos Contestia, nuestra recepcionista virtual por WhatsApp. El bot envía confirmación 24h antes con detalle de la visita, gestiona cambios proponiendo alternativas según agenda real, libera el hueco si el paciente cancela y avisa a lista de espera, y escala al equipo humano solo en casos clínicos sensibles. Integrado con Google Calendar y la ficha de paciente.

Cómo lo hicimos

Cuatro semanas. Semana 1: auditoría de llamadas perdidas y mapeo de los 12 escenarios habituales. Semana 2: piloto en la clínica principal con volumen controlado. Semana 3: integración con calendar y ficha de paciente. Semana 4: despliegue en las dos clínicas restantes.

Los resultados verificados

Tres meses después del despliegue: tasa de ausencias del 18% al 11%. La recepción recuperó 22 horas semanales (equivalente a media jornada de una persona) que se redirigieron a atención presencial, gestión de presupuestos y captación. Satisfacción del paciente subió 0,8 puntos sobre 10. La inversión se amortizó en menos de un mes.