38% menys absències a consulta

La situació inicial

Un grup de tres clíniques dentals a Barcelona compartia el mateix problema: el 18% dels pacients no acudia a les cites sense avís previ. La recepció comptava amb tres persones dedicades a les confirmacions telefòniques, però el ràtio de localització era baix i els forats quedaven sense cobrir.

La solució implantada

Vam implantar Contestia, la nostra recepcionista virtual per WhatsApp. El bot envia confirmació 24h abans amb detall de la visita, gestiona canvis proposant alternatives segons agenda real, allibera el forat si el pacient cancel·la i avisa la llista d’espera, i escala a l’equip humà només en casos clínics sensibles. Integrat amb Google Calendar i la fitxa de pacient.

Com ho vam fer

Quatre setmanes. Setmana 1: auditoria de trucades perdudes i mapatge dels 12 escenaris habituals. Setmana 2: pilot a la clínica principal amb volum controlat. Setmana 3: integració amb calendari i fitxa de pacient. Setmana 4: desplegament a les dues clíniques restants.

Els resultats verificats

Tres mesos després del desplegament: taxa d’absències del 18% a l’11%. La recepció va recuperar 22 hores setmanals (equivalent a mitja jornada d’una persona) que es van redirigir a atenció presencial, gestió de pressupostos i captació. La satisfacció del pacient va pujar 0,8 punts sobre 10. La inversió es va amortitzar en menys d’un mes.